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用 Gmail 代替 Outlook

对 Outlook 的厌烦由来已久了。我以前在 Twitter 上说，平均一天 Outlook 会收到几百封邮件，管理、查找、定制规则、备份都是非常费神的事儿。再说 Outlook 软件本身的稳定性也不太好，经常处于假死状态，关闭打开几次才能使用。

每天早晨到公司后第一件事情是打开 Outlook，先忍受龟速邮件接收(Pop3 邮件的瓶颈)，然后大约要两拨邮件风暴，接着才能工作。

自从看了《简单法则》之后，越来越觉得没必要把事情搞得那么复杂。直接用 Gmail 代替 Outlook 好了。有什么好担心的? 自己绝大部分时间都可以上网，邮件也无需考虑本地占用本地空间备份；会议通知? 直接扔到 Google 日历上去就成；如果还有不放心的，花 20 美元买 10G 的Gmail 空间也不算贵，到时候 Google 总不至于随便删除用户帐户了吧?

说了就做，简单设置了一下，已经比较好用了，尤其喜欢”等宽字体显示(Show in fixed width font”的功能。一天没打开 Outlook ，坚持，坚持，Ok，好像到现在也没到世界末日。

最后，欣闻 Outlook 荣获 “给用户造成伤害7大技术” 之一的称号，我更觉得这事儿值得一做。

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现在存在的问题（基本上都是用户习惯的问题)：

1）附件不像以前那样直接拖拽到 Outlook 里即可发送；
2）不能做 Excel 表格内容的粘贴；
3）对 Outlook 创建的任务不能接受；

覆水难收的电子邮件

今天在晚饭的时候有个朋友情绪很是低沉，原来他在白天的时候把内部小组讨论的邮件不小心抄送给了合作公司的技术人员，很糟糕的是，这封邮件里有他对合作公司技术人员的评价–当然不是什么好评价。
对于电子邮件这样覆水难收的东西稍有不慎就可能会给你带来麻烦。就在今年就已经有好几起颇引人注目的事件是由电子邮件扮演主角。”史上最牛女秘书“用电子邮件发泄自己的情绪，随着该事件的扩大化，当初给她脸色看的所谓老板也被迫走人(虽然 EMC 否认陆纯初辞职与该事件的直接联系)。新加坡摩根斯坦利的首席经济学家谢国忠，因为在电子邮件中表达了个人对新加坡政府的不满情绪，最后他也被迫辞职，因为那封该死的电子邮件泄漏了。前一段时间 Dell 中国公司的价格事件中，也泄漏出来一封关于如何应对这些“钻空子”客户的内部邮件，令本已灰头土脸的 Dell 形象更加受损。
电子邮件正在成为更多事件中的关键证物，更为可怕的是它的可传播性，使得每一个读者间接成为该事件中的证人。
或许，可以快速收回的电子邮件会在不久的将来大范围应用。
–EOF–

电子邮件礼仪

看到一篇如何才能用好Email 的 Blog ，深有感触。电子邮件礼仪，似乎在很多公司内部培训中都被忽略了。实际上，这是对工作效能影响很大的一个主题。

拿我自己为例，每天早晨一打开 Outlook (我当然不想用 Outlook，但是没办法)，会有 150 封以上的邮件涌进来，这其中的邮件有不小的比例是群发类的邮件，往往一个主题会引发几百封无聊的回信，我是受害者。

我痛恨的不良电子邮件礼仪/习惯：

1) 全部回复(Reply All)。也就是 Reply All 综合症。如果是小组讨论倒也罢了，如果超过 10 个人会收到邮件，全部回复和 Spam 没什么本质区别。

2) 发送的邮件带有花里胡哨的模版。接收者需要看的是你的邮件内容，又不是你的模版。你弄那些什么”隶书签名”、”红色大字”、”紫色背景”有什么鸟用?

3) 不要用瑞星防垃圾邮件或者其他类似的不过关的功能。瑞星的这个功能真是超级垃圾，我不止一次看到有些人回复的标题中带着”瑞星提示-此邮件可能是垃圾邮件”。你这样的回复让发件人看到会怎么想?

4) 如果是使用免费电子邮件提供商的服务，一定要慎重。比如图中的这位就是一个负面示例。

5) 在 iPhone/iPad 时代，为了节省收件人的流量，请尽量不要在签名中用图片。尽量不要在邮件中用大图。

6) 如有必要向当前邮件所有接收者群回时，不要带上附件（包括图片，Outlook 默认设置是包含附件），这样可以节约接收者的系统资源和带宽。(by @janlay)

最后，来往邮件应该言简意赅，切中要害，当然这个要长期训练才成，不能强求每个人都这样。

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给垃圾邮件分分类

我的 Gmail 信箱大约 1 周能收到 3000 封垃圾邮件. 这些邮件源源不断的发来, Gmail 的 anti-spam 系统似乎力有未逮, 经常会漏掉. 每天我大约还要手工归档 50 封．
这些垃圾邮件, 大致分个类看看:
*) 发票代开. 非常符合中国国情的垃圾邮件．大约占 10% 是这一类的邮件. 估计再过一段时间, “办证”的也通过网络宣传了.
*) 培训信息. 我这个信箱很奇怪. 经常能收到一些什么针对人力资源的培训啦,文秘的培训, 高级经理培训/ 采购经验之类的. 从这类的广告我还了解到一个词：跟单员．第一次知道有这个工种．
*) 色情信息. 很大一部分是日文的．看不懂．还有一些打擦边球的, 卖成人用品的、”自拍”的, 这个能占 10% .　”食色性也”
*) 看不懂的. 还有一类是看不懂的文字, 排版的方式也千奇百怪. 不知道是什么文字。
*) 标准的垃圾广告. 指的是在标题上注有[AD]字样的垃圾邮件. 当然, 也有 [A.D], [A/D] 这样的挖空心思钻过滤空子的. 标题上还能看到什么星号, 方块, 波浪线什么的, 感慨垃圾邮件工作者这用心良苦. 正是他们的辛苦努力, 使得反垃圾邮件技术不断进化、发展.
*) 推销”廉价”产品. 什么二手笔记本, 打折机票, 优惠价格发表论文，低价翻译公司。
最近 6.1 节, 当当网的垃圾邮件疯了一样的发过来, 有增无减.
前一段时间看到新闻说, 全球64%垃圾邮件服务器在台湾, 从我收到的垃圾邮件来看, 繁体中文的并不多. 难道台湾的垃圾邮件服务器都是被其他地区的利用么? 还是我只是个例?
又是一个”世界第一”阿! 和 Spam 有关的另一个中国地名是 Chongqing. 专门形成了一个词:

Chongq (verb): to retaliate against spammers of wikis and blogs.

制作垃圾的同胞请继续努力, 用聪明才智积极的 anti-anti-spam ，推动 anti-spam 技术进一步发展.
–End.